So schützen Sie Ihre digitalen Unterlagen: eine 10-Minuten-Checkliste.

Wir sprechen im ersten Monat mit vielen Kunden. Fast jede Geschichte über eine Unterlage, die nicht gefunden werden konnte, oder die ein Angehöriger brauchte, aber nicht zugreifen konnte, lässt sich auf eine fehlende Gewohnheit zurückführen — nicht auf ein fehlendes Werkzeug. Hier sind die, die wir am häufigsten empfehlen.

1. Entscheiden, was als „Unterlage" zählt

Bevor ein Werkzeug hilft, brauchen Sie eine praktische Definition. Eine Unterlage ist jedes Dokument oder jede Datei, die jemand — Sie, ein Angehöriger, ein Notar, ein Arzt — zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft brauchen würde. Steuererklärungen, Ausweise, Urkunden, medizinische Verfügungen, Kontenübersichten, Familienbriefe. Wenn die Antwort auf „würde mir das in fünf Jahren fehlen?" ja lautet, ist es eine Unterlage.

2. Finden, was Sie bereits haben

Verbringen Sie zehn Minuten an den offensichtlichen Orten: Ihrem Download-Ordner, Ihrem Desktop, E-Mail-Anhängen, den Fotos auf Ihrem Telefon. Sie werden mehr finden als erwartet. Machen Sie eine einzige Liste — auf Papier ist völlig in Ordnung — davon, was wo liegt.

Die Arbeit besteht nicht darin zu entscheiden, was behalten werden soll. Sondern zu bemerken, was Sie bereits behalten haben — aus Versehen, an acht verschiedenen Orten.

3. Eine einzige Quelle der Wahrheit wählen

Ein Tresor ist nur nützlich, wenn er der eine Ort ist, den Sie konsultieren. Wählen Sie irgendwo, wohin Sie sich versprechen können, zurückzukehren. Für unsere Kunden ist das My Swiss Keeper; für manche ist es eine Festplatte im Tresor. Das Produkt zählt weniger als die Disziplin.

4. Diese Woche zehn Unterlagen verschieben

Nicht alle — nur zehn. Beginnen Sie mit denen, die einen Namen und ein Datum tragen: Ihre letzte Steuererklärung, die Urkunde Ihrer Wohnung, der Vertrag für Ihr Auto. Fügen Sie nächste Woche die nächsten zehn hinzu. In zwei Monaten sind Sie fertig.

5. Einer Person sagen, wo es ist

Das ist das Einzige, das ein privates Archiv in ein nützliches verwandelt. Diese Person braucht nicht das Passwort — sie muss wissen, dass es existiert, und wie der Wiederherstellungsprozess gestartet wird, falls nötig. Die meisten Tresore (unserer eingeschlossen) haben dafür einen Mechanismus für „Vertrauenspersonen".

6. Eine 90-Tage-Erinnerung setzen

Die meiste digitale Hygiene geschieht bestenfalls jährlich. Vierteljährlich reicht völlig. Tragen Sie einen wiederkehrenden 30-Minuten-Slot in Ihren Kalender ein, um zu prüfen, was Sie hinzugefügt haben, was veraltet ist und was entfernt werden sollte.