Come proteggere i vostri archivi digitali: una checklist di 10 minuti.

Parliamo con molti clienti nel loro primo mese. Quasi ogni storia di un archivio che non si riusciva a trovare, o di cui un familiare aveva bisogno ma non poteva accedere, risale a un'abitudine mancante piuttosto che a uno strumento mancante. Ecco quelle che suggeriamo più spesso.

1. Decidere cosa conta come «archivio»

Prima che uno strumento possa aiutare, vi serve una definizione pratica. Un archivio è qualsiasi documento o file di cui qualcuno — voi, un familiare, un notaio, un medico — avrebbe bisogno in un momento preciso del futuro. Dichiarazioni fiscali, documenti d'identità, atti, direttive mediche, inventari dei conti, lettere di famiglia. Se la risposta a «mi mancherebbe tra cinque anni?» è sì, è un archivio.

2. Trovare ciò che avete già

Consacrate dieci minuti ai posti ovvi: la cartella Download, il desktop, gli allegati e-mail, le foto del telefono. Ne troverete più di quanto vi aspettiate. Fate un'unica lista — su carta va benissimo — di cosa si trova dove.

Il lavoro non è decidere cosa tenere. È accorgersi di ciò che avete già tenuto, per caso, in otto posti diversi.

3. Scegliere un'unica fonte di verità

Un vault è utile solo se è l'unico posto che consultate. Scegliete un luogo dove potete promettervi di tornare. Per i nostri clienti è My Swiss Keeper; per altri è un disco rigido in una cassaforte. Il prodotto conta meno della disciplina.

4. Spostare dieci archivi questa settimana

Non tutti — solo dieci. Iniziate da quelli con un nome e una data: l'ultima dichiarazione dei redditi, l'atto della vostra casa, il contratto dell'auto. Aggiungete i successivi dieci la settimana prossima. Tra due mesi avrete finito.

5. Dire a una persona dove si trova

È l'unica cosa che trasforma un archivio privato in uno utile. Non serve la password — serve sapere che esiste e come avviare il processo di recupero se necessario. La maggior parte dei vault (il nostro incluso) ha un meccanismo di «contatto fidato» proprio per questo.

6. Impostare un promemoria ogni 90 giorni

La maggior parte dell'igiene digitale avviene al massimo una volta all'anno. Trimestrale basta ampiamente. Inserite nel calendario una fascia ricorrente di 30 minuti per rivedere cosa avete aggiunto, cosa è obsoleto e cosa va archiviato o eliminato.